نکاتی در مورد انتخاب و خرید یک نرم افزار حسابداری مناسب

چرا خرید نرم افزار مشکل هست؟

زمانی که یک نرم حسابداری ای را خریداری می کنیم ما علاوه بر این که یک مبلغی را برای خرید نرم افزار هزینه می کنیم، باید بیاییم و اطلاعات خودمان را وارد نرم افزار بکنیم تا بتوانیم از قابلیت ها و گزارشات آن استفاده کنیم. این ورود اطلاعات مستلزم صرف وقت خواهد بود، اگر در بین راه متوجه شویم که  سیستم حسابداری   که خریداری کرده ایم جوابگوی کار ما نیست، علاوه بر این که هزینه مان هدر می رود، وقتمان نیز هدر خواهد رفت و اگر بخواهیم یک نرم افزار حسابداری جدید خریداری کنیم دوباره باید اطلاعات را از نو وارد نرم افزار جدید بکنیم. بنابراین قبل از این که یک نرم افزاری را خریداری می کنید نکاتی را باید رعایت بکنید و مد نظر داشته باشید که بتوانید تا حد ممکن مناسب ترین گزینه را انتخاب کنید .

از نرم افزارهای تخصصی صنف خود استفاده کنید.

اولین نکته این است که حتما از نرم افزارهای تخصصی در حوزه کسب و کار خودتان استفاده کنید. همه نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار نمی تواند پاسخگوی نیاز شما باشد. حتما به این موضوع دقت کنید که نرم افزار تخصصی حسابداری ویژه صنف خود  را تهیه کنید

به ورودی و خروجی اطلاعات و فیلترهای  نرم افزار توجه کنید

بسیاری از نرم افزارها تنها قابلیت نمایش  کلی اطلاعات را دارا می باشند و امکان فیلتر کردن برای آن ها وجود ندارد یا خیلی محدود است که در نتیجه امکان تجزیه و تحلیل تخصصی اطلاعات میسر نمی باشد. از طرف دیگر وروردی ها و خروجی های اطلاعات از نرم افزار هم مهم است که فرمت های مختلف را پوشش دهد تا ورود و خروج اطلاعات با حداکثر سرعت و کمترین نیروی انسانی انجام پذیرد. فرمت اکسل در زمینه حسابداری برای مثال در مورد آژانس های هواپیمایی بسیار پرکاربرد و حیاتی می باشد .

در هنگام خرید حتما به این دو مورد توجه نمایید.

به تبلیغات اکتفا نکنید

نکته بعدی این است که هیچ موقع به تبلیغات اکتفا نکنید اگر مثلا یک تبلیغی دیدید که در مورد یک نرم افزاری صحبت می شود که این نرم افزار این قابلیت ها را دارد و شما سریع این نرم افزار را خریداری کنید، هرگز این کار را انجام ندهید. حتما قبل از این که نرم افزاری را خریداری کنید از فروشنده بخواهید تا یک نسخه آزمایشی از آن را در اختیا شما بگذارد که بتوانید آن را به صورت کامل بررسی نمایید و ببینید که آیا جوابگوی کار شما هست یا نه؟ در صورت عدم امکان ارائه نسخه آزمایشی می توانید درخواست دموی نرم افزار حسابداری  را درخواست کنید.

لیست مشتریان و خریداران قبلی

بعد از این که نسخه آزمایشی را بررسی کردید و نرم افزار مورد تاییدتان بود بهتر است که به لیست مشتریانی که قبل از شما آن نرم افزار را خریداری کرده اند مراجعه کنید و در صورت امکان با چند نفر از آنها تماس بگیرید و در مورد نرم افزار و خدماتی که از طرف فروشنده ارائه می شود، کیفیت خدماتشان پرس و جو کنید. با این کار بیشتر مطمئن خواهید بود که آیا این نرم افزار جوابگوی نیاز شما خواهد بود و نرم افزار خوبی هست یا نه؟ حتما زمانی که با مشتریان آن نرم افزار تماس می گیرید در مورد پشتیبانی نرم افزار هم پرس و جو کنید.

حتما در مورد مدل پشتیبانی نرم افزار تحقیق کنید

پشتیبانی روش های مختلفی دارد مثلا بعضی از شرکتها پشتیبانی شان از طریق تلفن هست، بعضی ها از طریق سیستم ارسال تیکت هست یعنی شما نمی توانید تماس تلفنی بابت پشتیبانی برقرار کنید و فقط باید از وب سایت فروشنده مشکل خود را از طریق تیکت اعلام نمایید و منتظر پاسخ بمانید. مدل پشتیبانی دیگر، از طریق اینترنت می باشد که با استفاده از نرم افزارهایی مانند  AnyDesk به سیستم شما وصل می شوند و مشکلات شما را بر روی سیستم خودتان بررسی و رفع می نمایند. این مدل پشتیبانی عالی می باشد چرا که در سریعترین زمان مشکلات شما بررسی و رفع می شود. البته بهترین پشتیبانی مدلی از پشتیبانی است که تمام حالت های ممکن را در نظر گرفته باشد و شامل پشتیبانی حضوری و غیر حضوری و آنلاین و آفلاین باشد . البته هر مدل پشتیبانی شرایط خاص خود را دارا می باشد و در بعضی موارد نیاز به پرداخت هزینه مجزا برای پشتیبانی حضوری می باشد.